Спагети диаграмите и физическата дистанция

how to use spaghetti charts to enable flow and respect social distancing

Един простичък лийн инструмент може да ни помогне да създадем по-сигурни бизнес потоци, критично предизвикателство, когато се върнем на работа с нови мерки за дистанция.

Статия и графики от: Дейв Брант, Главен изпълнителен директор на Lean Enterprise Academy – Великобритания

„Сигурността е на първо място“ е добре позната мантра в света на бизнеса. Да осигурим собствената си безопасност, тази на колегите ни и на клиентите ни, винаги е било най-важно, но ситуацията с коронавируса изглежда създаде ново измерение на планиране и доставяне на процеси по безопасността, които ще повлияят на нашето ежедневие в близкото бъдеще.

Една от мерките, които правителствата се опитват да прокарат, за да намалят разпространението на Covid-19, е физическата (често наричана „социална“) дистанция. Сега, когато в много страни, нивата на инфекцията най-накрая намаляват и хората пренасочват вниманието си към проблема, свързан с възстановяване на нормалното ежедневието си, е повече от ясно, че ние имаме нужда от креативни решения, за да се върнем отново на работа по един безопасен начин. Лийн начинът на мислене отново се явява наш помощник в тази задача.

Отидете в който и да е супермаркет по това време, най-вероятно ще видите визуален мениджмънт, появяващ се навсякъде, за да подсигури, социланата дистанция докато хората пазаруват. Очертания на пода на 2 метра разстояние, ни показват къде трябва да стоим – независимо дали се редим на опашка пред входа, пазаруваме вътре в магазина, или чакаме на касата да платим. Влиянието на тези прости визуализации е лесно да се види. Разбира се, на някои места са направили това по-добре от други. Не съм сигурен защо съществува такава вариация, но тук има някои полезни съвети, които може да са ви полезни, когато се връщате на работа и търсите начини да напаснете новите правила във вашите ежедневни дейности. Независимо в коя организация (тези правила са валидни за всяко едно работно място, не само за магазините), ключът е да се преосмисли начина на работа и да се изградят сигурни потоци в нашите процеси.

Построяване на безопасен поток

Безопасен поток. В контекстът на Covid-19, „безопасен“ е тясно свързан с дистанцията (за която глобалния стандарт е 2 метра) и излагане (колко дълго някой е бил изложен на вируса), а ние слушаме доста за тези неща. От друга страна, терминът „поток“ не е използван от медиите и правителствата. Аз мисля, че трябва. За всяка една дейност, лийн мислителите първо дефинират стойността през очите на потребителя, и е повече от ясно, че всички клиенти искат безопасност. В настоящата сигутация това изисква сбиване на времето, за да е сигурно, че сме изложени на потенциален риск от инфекция за колкото се може по-кратко време.

За собствениците на бизнеси, навигацията на новите правила означава да създаването на поток, за да осигурят протичането на дейностите, които носят стойност без прекъсване, едно по едно – така, свиването на времето за нас потребителите  означава например да посетим супермаркета, да се погрижим за медицинските си посещения и да получим резултатите си, или дори да поправим колата си. Липсата на безопасни потоци превръща дейности, които до скоро са били напълно сигурни, в опасни възможности за зараза (да не говорим, че се превръщат в дейности, които отнемат много време).

Ето един лесен инструмент за изграждане на безопасни потоци, който може да ви помогне да организирате по-добре вашето работно място и да направите проверка дали новите правила се следват – спагети диаграмата (the spaghetti chart).

Спагети диаграма

Това е може би най-простата и най-визуалната лийн техника. Използва се, за да направи стъпките в даден процес видими, като проследява движението на хората, информацията или материалите, а също и спомага за визуално репрезентиране на физическия план на работното място. Ако имаме за цел да разберем как да провеждаме работата колкото се може по-ефективно, ние записваме дистанцията, която е извървяна, броят на стъпките, изразходването време и някои обратни потоци, за да завършим процеса. Също така е добре да помислим за някои проблеми, свързани със сигурността и безопасността, които произхождат от неоптимален интериорен план или стъпки в процеса. Спагети диаграмите са ключовo допълнение към изображенията за стандартизирана работа, които показват движението на работниците и локацията на материалите спрямо физическата заобикаляща среда.

С разпространението на Covid-19 по целия свят, организациите, които останаха отворени, трябваше да реагират много бързо на предизвикателството, свързано с осигурняване на физическа дистанция между потребителите. Спагети диаграмите, които са показани по-долу, показват типични посещения на купувачи в магазин и потока на потребители вътре в магазина, преди и след въвеждането на мерките за физическа дистанция.

Осигуряване на еднопосочен поток с физическа дистанция от 2 метра представя идеята за стандартизирано пазаруване за първи път: вече няма логика, продукти, които често се купуват, като мляко и хляб, да се поставят в противоположни краища на магазина. Такъв план никога не е носел стойност на потребителя, само печалби за търговеца. Вместо това ние трябва да „степенуваме вземането“ на най-търсените продукти, като ги поставим на интервал от два метра, смесени с продукти, които се купуват по-малко.

Това ще облекчи потока вътре в магазина, във време в което скоростта, с която клиентите се обслужват, става по-важна от всякога (по-малко опашки, означава по-малко тълпа, което на свой ред означава по-малко възможности за зараза). Такива потоци също дават възможност да се визуализират затрудненията – например, струпването на определени продукти на касите.

store layout and spaghetti chart before and after Covid19

Разработване и внедряване на такива мерки първоначално може да бъде видяно като главоболие за търговците, но аз се обзалагам, че скоро те ще осъзнаят, че стратегическото разполагане на стоките, които се продават повече, ще увеличи продажбите: когато чакаме на опашка, ние винаги се оглеждаме, и можем да решим да добавим някои продукти в последния момент. Представете си как продавачът променя плана на магазина, за да ви подсигури бързо и безопасно пазаруване. Бихте ли се поколебали да отидете да пазарувате в този магазин?

Ами безопасността на работниците? Има касиери, разбира се – които все по-често виждаме да носят маски и ръкавици, а също и пластмасови бариери, които ги разделят от купувачите – но има и такива, които са отговорни за зареждането на стока по рафтовете.

Когато презареждането се случва, е много трудно да се поддържа физическа дистанция. Най-вероятно ще видим кретивно решение на проблема, възожно е преосмисляне на плана в магазина, където процеса по презареждане и клиентските потоци са разделени.

Зареждането на рафтове от протвоположната страна, например, може да раздели работниците от клиентите, като същевременно осигурява физическа дистанция. Каквито и екперименти да се провеждат обаче, еднопосочния поток със сигурност ще бъде част от уравнението, ако искаме да осигурим безопасността на клиентите.

Различна среда, еднакъв поток

Не само в супермаркетите трябва да внедрят безопасни потоци. Представете си рутинна медицинска среща с GP лекар, след като социалната изолация приключи. Спагети диаграмите на потоците могат да помогнат на лекарите да направят възможно отделянето на пациентите един от друг, а също и техните колеги. Големи промени свързани с този процес, вече бяха направени. На пациентите, които се свържат с лични си лекар, е дадено време, през което медицински професионалист ще се свърже с тях. Срещата с доктора, може да се осъществи по телефон, а също да бъде с видео конферентна връзка, където се установява дали за пациента е необходима физически преглед с доктора.

Чрез този процес чувствително намалява броят на пациентите, които трябва физически да посещават лекарите, което от своя страна намалява риска за пациентите и обслужващия персонал. За пациентите, за които трябва физическа среща с лекар, потока по безопасността започва от входа, където тяхната температура се измерва, за да се прецени дали да бъдат пуснати вътре. Впечатлен съм как лийн начинът на мислене може да подобри качеството и да намали времето за резултатите от тестовете – поток, които извършва всяко действие едно по едно, винаги е по идеален от централизираните подходи, целящи да свършат всичко наведнъж.

Един от нашите партъори в автомобилната индустрия, също работи по създаване на безопасен поток в неговите помещения. В Toyota Медоувейл, Канада, стандартизираната работа на рецепцията е променена с цел да се позволи на хората да спазват правилото за 2 метра дистанция по всяко време. В допълнение, контролните части на всяко превозно средство – като кормилото и скоростите – се дезинфекцират и предпазват.

В опита си да изгради методи, които помагат на всеки да поддържа безопасна дистанция, екипа в Медоувейл е изградил прости физически бариери, използвайки гуми и тиксо, които водят клиентите към чакалня близо до рецепцията, където те изчакват тяхната кола да бъде поправена. От там, изградения път ги отвежда към мястото, където плащат и получават обратно своята кола. Това е прост, но брилянтен пример, чрез който стигаме по-близо до незабавното откриване на грешки (в лийн, ние наричаме това poka-yoke) в работата с клиенти и колеги.

one way safe flow in a Canadian dealership

И така, лийн начинът на мислене вече има редица тествани и изпробвани методи, които поддържат изграждането на сигурни и безопасни потоци. Спагети диаграмите са ключов елемент за изграждането на стандартизирана работа и осигуряването на потоци на стойност към клиентите и потребителите. Физическото дистанциране най-вероятно ще остане в нашето ежедневие още известно време, и затова е важно да използваме лийн познанията, за да направим работата си по-безопасна. В края на краищата, това е един нов проблем, който трябва да разрешим.

Dave Brunt

За автора:

Дейв Брант (Dave Brunt) е Главен изпълнителен директор на Lean Enterprise Academy – Великобритания.

Ще сме Ви благодарни, ако споделите статията, за да достигне до повече хора